1日の優先順位、朝時間の使い方は？

▼小宮さんからのアドバイス

毎日忙しいのは、仕事量が多くて時間が足りないせい。そう考えている人はいつまでも忙しさの呪縛から抜け出すことができません。人が忙しさを感じる原因は、仕事が多いことでも1日が24時間しかないことでもなく、時間を自分でコントロールしている実感がないことです。

優秀な人ほど多くの仕事を抱えています。傍からはいかにも忙しそうに見えますが、本人たちは時間がないと不満も漏らさず、活き活きと働いている。これは時間に使われているのではなく、自分で時間を能動的に使っているからです。

時間を能動的に使うためには、2つの前提条件があります。まず自分のスケジュールを把握していること。どの時間帯にどのような用件があり、自分が使える時間はどこにあるのか。それを知ることが第一歩です。そして次に、自分がやるべきことを把握していること。手帳でいえば、to doリスト（タスクリスト）の部分です。この両方が見えていれば、あとはタスクを自分の裁量の及ぶ時間にはめ込んでいけばいい。シンプルですが、こうやって自分でスケジュールを決定していくことで時間をコントロールしているという実感が高まります。

忙しいと嘆く人はto doリストの作成とそれをどの時間で行うか当てはめる作業が不十分なのではないでしょうか。私は毎朝7時半に出社すると、真っ先にto doリストをつくり始業時間までにできるだけ処理していきます。早朝に出社するのは、朝が自分の得意時間だからです。能率の上がる時間帯は人によって違うと思いますので、まずは自分の得意時間を把握してそこに生産性を求められる仕事をはめ込むようにします。そこで高いパフォーマンスを発揮できれば、やる気が出て時間を能動的に使っている感覚が増し、さらにやる気がアップするという好循環が生まれます。

▼藤井さんからのアドバイス

1日の仕事の優先順位づけに頭を悩ませている人も多いようですが、そもそも1日ごとにスケジュールを検討する必要があるのか疑問です。仕事の大部分は同じタスクの繰り返しです。それらの優先順位に迷うくらいなら、ルーティン化して毎日同じ時間割で動いたほうが早い。習慣化してしまえば、あとは勝手に体が動きます。

私はメルマガの執筆やメールチェックといった細かなタスクまで、処理する時間を決めています。毎日のタスクはPCのスケジュール管理ツールに入力。PCを開けば毎朝同じタスクが表示され、あとは時間割に沿ってそれらを消していくだけです。

タスクはできるだけ細かく設定します。たとえば「メルマガを書く」と「メルマガを配信する」は別タスク。また「社員を褒める」「コンタクトレンズを洗う」という些細な行動もタスクとして挙げます。タスクを細分化するのは、達成感を得やすいからです。完了したタスクをリストから消すと一種の快感が生まれます。その楽しみが多いほうが意欲的に仕事にとりくむことができ、仕事にもとりかかりやすくなります。